Pequeño Negocio: ¿Que tipo de registros (récords) debo mantener?

El IRS tiene este comunicado sobre los pasos a tomar para llevar los libros de tu pequeña empresa.  Mantener un registro no es complicado, pero si requiere que organices las finanzas del negocio.   Los registros se podrán usar como pruebas en caso de que el IRS audite su planilla tributaria.  Estos registros también ayudaran a que descuentes todos los gastos del negocio.  Si tienen algunas preguntas sobre los impuestos personales o de su pequeño negocio, pueden comunicarse a impuestos@blogfinanzas.net, gracias a Ferreira Business Services por ayudar con las preguntas.

Los registros bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proveer contestaciones si su declaración se selecciona para inspección o para preparar una respuesta, si usted recibe un aviso del IRS.

¿Que tipo de récords debo mantener?

Usted puede elegir cualquier sistema de registro adecuado para su negocio, que muestra claramente su ingreso. Excepto en unos pocos casos, la ley no requiere ningún tipo especial de registros. Sin embargo, la empresa que está en los efectos del tipo de registros que necesita para mantener a efectos de impuestos federales.

Su sistema de registro debería también incluir un sumario de todas sus transacciones de negocios.  Este sumario usualmente contiene los libros de su negocio.  Los libros deben demostrar su ingreso bruto, y también sus créditos y deducciones.

Documentación probatoria de su negocio

Compras, ventas, nomina, y otras transacciones que pasan en sus negocios deben generar una documentación de la transacción, por ejemplo los recibos y facturas.   Documentación probatoria incluye: recibos de venta, facturas pagas, facturas por pagar, recibos, comprobantes de depósitos, y cheques cancelados.  Es muy importante que mantengas estos documentos en un lugar seguro porque estos les servirán  como prueba de la información que esta proveyendo al IRS.  Para mas información pueden referirse a la Publicación 583 (en ingles) Publication 583,  Starting a Business and Keeping Records.

Los siguientes son ejemplos de records debería mantener:

Recibos de ventas:   


Cinta de la caja registradora, depósitos en el banco, libro de registro de ventas, facturas generadas, recibos de tarjeta de crédito, cualquier formulario 1099-MISC.

Compras:
Incluye gastos de artículos que compras o produces para tus clientes.  Esto también incluye tus costos de artículos vendidos (costs of goods sold) . Recibos, cuentas bancarias, cheques cancelados, recibos de transacción de tarjeta de crédito, recibos de venta.

Gastos:
Incluye gastos (a parte de las compras)  que tienes en tu negocio. Un ejemplo son los recibos de pagos de utilidades,  artículos para la oficina, pagos de mercadeo, licencias y entrenamiento.

Viajes, Transportación, Entretenimiento y Regalos:
Estos artículos deberían tener pruebas más substanciales de los gastos y los records que deberían mantenerse podrían ser un poco mas estrictos/diferentes. Consulte un asesor de impuestos para mas información o la publicación 463 en ingles: Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses.

Activos:
Si el negocio es dueño de algún tipo de activos como maquinaria, equipos, inmuebles o  vehículos, deberías mantener a parte de los recibos información que concierne al precio de compra, años de servicio, reparaciones hechas, el precio de venta (si vendido) y recibos de las transacciones.

Impuestos de Empleados:
Deberías mantener un record de 4 años de todos los registros de pagos de impuestos a tus empleados.  Si tienes empleados consulta un contable o asesor de negocios para que te ayude con los reglamentos tributarios y legales de tus empleados.

Pagina (en Ingles)
http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/What-kind-of-records-should-I-keep%3F